L'importance d'une bonne gestion de l'information

Vous courrez toujours derrière vos informations ?

Qui n'a pas un jour cherché une information capitale lors d'un rdv avec un client ? Vous cherchez dans vos répertoires, vos fichiers, vos notes… la réponse à la question de l'un de vos clients. Cette information, vous l'avez encore vue le matin-même… mais oui, elle doit certainement être là… mais non… finalement, vous abandonnez la recherche.

Pour avoir maintes fois vécu cette situation, je peux vous en parler facilement, et surtout vous donner mes trucs et astuces pour ne plus courir après l'information. Certains me voient comme une personne très organisée, structurée, car je retrouve généralement dans les 2 à 5 minutes une information (que je détiens bien sûr), alors qu'ils y mettraient des heures pour certains ! Je vous rassure tout de suite, je suis loin d'être cette personne rigoureuse et ordonnée !

Donc, comme vous, j'en ai eu marre de ne jamais retrouver l'information utile au bon moment… J'ai donc testé plein d'outils et de pratiques : de la prise de note sur des postits collés sur mon pc (avant de passer à la version digitale quelques temps plus tard, avec un écran qui ne ressemblait plus à rien du coup), à la rédaction de fichiers Words bien structurés et rangés dans des répertoires (tout une organisation à mettre en place et surtout des pratiques rigoureuses et contraignantes à respecter!), en passant par un ou plusieurs cahiers dans lesquels je notais toutes les informations importantes… rien n'y faisait ! Je n'arrivais pas souvent à retrouver cette foutue information ! Il me manquait toujours le bon cahier, le postit s'était décollé et avait disparu (ou il n'y avait plus de place pour en ajouter), j'avais oublié le répertoire ou le fichier dans lequel se trouvait l'information…

Bien sûr, les solutions digitales m'avaient déjà beaucoup facilité la vie, et surtout la recherche de l'information, notamment avec l'outil de recherche associé aux répertoires… Mais je trouvais tout de même assez lourd de devoir pour chaque appel téléphonique, chaque visite de client, chaque réunion, créer un nouveau fichier pour prendre mes notes, puis le classer dans le bon répertoire…

Et puis un jour, un collègue m'a parlé de OneNote ! Quelle révolution pour moi ! Fini, le temps perdu à rédiger un document word, excel ou autre pour une simple prise de note ! Imaginez simplement une armoire, dans laquelle vous avez plusieurs étagères de rangement, et sur chaque étagère plusieurs classeurs. Dans chaque classeur, des intercalaires et bien entendu entre ces intercalaires, des feuilles… Pour structurer et ranger votre information, rien de tel !

Bien sûr, vous pourriez penser que classer cette information dans le bon intercalaire du bon classeur sur la bonne étagère va vous prendre du temps, et vous auriez raison s'il s'agissait de le faire physiquement ! Mais là, avec cet outil, rien de tel : un coup de téléphone ? Vous prenez une nouvelle feuille (un clic dans votre outil toujours ouvert) et vous saisissez votre information. Une fois le téléphone raccroché, vous déplacez votre feuille au bon endroit, par du drag-and-drop… rien de plus simple !

Un client vous appelle et vous pose une question ? Vous utilisez l'outil de recherche intégré en y mettant le bon mot-clé et vous retrouvez l'information en quelques secondes !

Depuis j'en parle à qui veut l'entendre ! Je trouve cet outil tellement formidable ! Il permet non seulement la prise de notes (et de les mettre en forme) mais également d'enregistrer des informations (audio, vidéo), d'ajouter des liens internet, de dessiner... Je forme les personnes pour qui ce produit ne serait pas simple et facile à utiliser, alors n'hésitez plus !

Bon, je parle ici de Microsoft OneNote, mais ce serait la même chose avec tout autre outil adapté à la prise de notes d'informations… L'important étant d'en utiliser un, de l'avoir toujours ouvert sur son ordinateur, et d'y noter toute information utile…

Le comble, c'est que pas grand monde connait cet outil, alors que pratiquement tout le monde l'a sur son ordinateur ! Il est en effet inclus dans le pack Microsoft Office...